Le contrôle des comptes
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publication: 3 mai 2024 / mis à jour 3 mai 2024

Toute copropriété doit réaliser des dépenses. Le contrôle des comptes permet de vérifier la pertinence de certaines dépenses et la manière dont est gérée une copropriété.

Quand contrôler les comptes

Les comptes doivent être contrôlés au moins une fois par an, avant chaque Assemblée générale (AG).

Le syndic ne peut s'opposer au contrôle des comptes.

Le contrôle des comptes s'effectue dans les locaux professionnels du syndic et pendant les heures d'ouverture du cabinet de gestion.

Pour les syndics bénévoles, si ceux-ci travaillent en journée, convenir d'un rendez-vous en soirée ou le week-end.

Qui contrôle les comptes

En général ,c'est le Conseil Syndical (CS) qui effectue ce contrôle. Il peut se faire assister d'un ou plusieurs copropriétaires non-membres du CS ou de professionnels en comptabilité non copropriétaires.

Article 27 d'ordre public du décret du 17 mars 1967 stipule que:
Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.

En cas d'assistance par des professionnels de la comptabilité, ce peut être une prestation rémunérée dont le montant doit être approuvé dans son principe par l'AG.

Ce n'est pas obligatoire, mais le CS peut informer par voie d'affichage des dates envisagées pour le contrôle des comptes et faire appel aux bonnes volontés pour l'assister dans cette tâche.

Le contrôle direct par des copropriétaires

Un ou plusieurs copropriétaires non membres du CS peuvent prendre l'initiative du contrôle des comptes. Il est conseillé, pour cette démarche, de se regrouper avant de demander un rendez-vous au syndic.

Le syndic ne peut s'opposer à ce contrôle direct par des copropriétaires. Il doit proposer un lieu et des horaires aux mêmes conditions que pour le contrôle par le CS.

Modalités du contrôle des comptes

Le contrôle s'effectue généralement dans les locaux professionnels du syndic, ce aux heures d'ouvertures du cabinet comptable de ce dernier.

Le temps passé avec les contrôleurs des comptes ne peut être facturé.

ATTENTION: certains syndics fournissent des copies des pièces comptables et facturent ces copies. Vous êtes en droit de demander à consulter les pièces comptables originales et ne pas prendre de copies.

les comptes à la loupe

Le syndic doit mettre à disposition un local où aucun personnel du syndic ne travaille pendant la durée du contrôle. le syndic ou son personnel ne doit lui-même être présent pendant ce contrôle, sauf si sa présence est requise pour des explications.

Les éléments du contrôle

Les personnes chargées du contrôle des comptes de la copropriété ont accès aux éléments comptables suivants:

Le syndic ne doit pas présenter des éléments comptables d'autres copropriétés dans le cas où il gère d'autres résidences.

dans le cas de comptabilité électronique, il peut laisser accès à un terminal en consultation seule.

Note: certains syndics donnent maintenant accès aux comptes via Internet. Ce moyen de contrôle peut être accessible de manière permanente et facilite la collaboration du syndic avec les copropriétaires.

Le contrôle comptable

Le contrôle des comptes a pour seul but de vérifier la bonne gestion financière du syndic, à savoir:

Les contrôleurs des comptes ne doivent pas mélanger les factures et autres pièces comptables mises à disposition. Ils sont en droit d'en prendre des copies (gratuites ou payantes) par tout moyen à leur convenance (scan numérique, photographie, photocopie...).

Les contrôleurs ne sont pas là pour qualifier la bonne ou moins bonne gestion du syndic, mais exclusivement vérifier la bonne tenue comptable de la copropriété.

Vous pouvez venir avec un ordinateur portable et un scanner de documents. A défaut, munissez-vous d'un bon appareil photo.

Quelques exemples d'anomalies

Aucune comptabilité n'est parfaite. Une anomalie comptable ne signifie pas forcément qu'il y a eu mauvaise gestion.

A fortiori, un syndic peut mal gérer une copropriété et tenir une comptabilité impeccable.

Mauvaise ventilation de poste comptable

C'est l'erreur la plus courante. Dans les grandes copropriétés, il existe fréquemment plusieurs type de millièmes par lot. Un appartement peut avoir des millièmes généraux, des millièmes pour le parking, pour les ascenseurs, etc.

Dans ce cas, pour exemple, une prestation d'entretien des parkings en sous-sol se retrouve en charges générales alors qu'elle doit être comptabilisée dans les millièmes des parkings. Cette correction a une incidence directe sur les charges récapitulatives, en particuliers pour les lots n'ayant pas de millièmes de parking.

Facture non débitée

Toute facture payée doit faire l'objet d'un débit bancaire à l'exception des factures récentes en cours de règlement.

Il arrive que certaines factures marquées réglées n'ont pas de débit correspondant dans les relevés bancaires. Le cas le plus fréquent est que le règlement s'est égaré et que le prestataire n'a pas encore relancé la copropriété pour ce défaut de règlement.

Paiement de prestation ne concernant pas la copropriété

Il arrive que certaines factures correspondent à des intervention réalisées chez des copropriétaires et ne concernent nullement la copropriété. Exemple vécu: une facture pour débouchage d'évier chez un copropriétaire alors que le syndicat n'a signé aucun contrat d'entretien des sanitaires privatifs. Cette facture doit être annulée et rééditée par le prestataire directement au copropriétaire concerné.

Factures hors contrat

Un prestataire facture des travaux non prévus au contrat signé avec le syndicat. Exemple vécu: la société de nettoyage des parties communes a changé une ampoule électrique et facturé 50€ cette intervention, alors que son contrat a été signé pour les seules prestations de nettoyage des parties communes.

Erreur récurrente

Vous avez le même syndic depuis des années. Et vous découvrez que les factures d'un poste de dépense sont affectés à la mauvaise catégorie depuis l'origine. Il n'est pas possible de demander la correction de comptes clos et ayant fait l'objet d'une approbation en AG.

Le bilan du contrôle des comptes

A l'issue du contrôle des comptes, les vérificateurs rédigent une note reprenant les points litigeux de la comptabilité. Il est conseillé - mais pas obligatoire - de rédiger cette note même s'il n'y a aucune anomalie comptable détectée.

Cette note doit être transmise au syndic dès sa rédaction finale. Le contenu de cette note peut être rendu public au moment de l'AG.

Le refus de contrôle des comptes par le syndic doit être motivé pour une raison justifiée. Ce refus peut motiver un vote de non-approbation des comptes, voire le refus du quitus pour sa gestion en général.

Exemple de refus justifié: "...il est matériellement impossible à notre service comptable de vous faire vérifier les comptes avant mercredi.". Le contrôle des comptes a été demandé sept jours avant la tenue de l'AG. le syndic explique cette réponse par un planning très chargé, mais propose d'autres dates après l'AG.

Approbation des comptes en AG

L'approbation des comptes doit toujours figurer à l'ordre du jour de la convocation en AG et ce avant le quitus et le renouvellement du mandat du syndic.

Les copropriétaires votent cette approbation des comptes au vu des seuls éléments communiqués avant l'AG. La non-approbation des comptes empêche de donner le quitus au syndic. Dans cette situation, il peut être inscrit dans l'ordre du jour la convocation d'une nouvelle AG prévoyant une nouvelle approbation des comptes avec contrôle entre-temps.

Les copropriétaires peuvent approuver les comptes, mais en émettant des réserves. Ces réserves doivent être motivées et reportées dans le compte-rendu de l'AG.