Les devis de travaux
publication: 3 mai 2024 / mis à jour 3 mai 2024
L'argent ne tombe pas du ciel. Et c'est particulièrement vrai au moment de payer les charges de copropriété. Si on peut difficilement agir sur les dépenses courantes, il existe cependant un domaine où il est facile d'agir en amont des dépenses: les devis pour travaux exceptionnels.
Qui peut demander des devis
Le syndic n'est pas seul à décider auprès de quel prestataire demander des devis.
Après le syndic, c'est le Conseil Syndical (CS) qui peut demander des devis. Mais si ce même CS manque de dynamisme, dans les faits n'importe quel copropriétaire peut demander des devis pour le compte de la copropriété.
Dans cette dernière situation, il est plus que souhaitable d'en informer le CS et le syndic, afin de ne pas se retrouver avec pléthore de propositions.
Dans les grosses copropriétés, chaque copropriétaire a des compétences et des connaissances spécifiques. Certains sont plus aptes à juger du sérieux d'un prestataire potentiel, donc à demander un devis qui sera adapté au projet.
Quand demander des devis
Un devis a une durée de validité limitée, en général trois à six mois à la date d'émission du devis. Il est donc préférable de demander les devis au maximum trois mois avant l'Assemblée Générale (AG).
Il faut donc connaître la date de cette AG, même approximative, avant de contacter les prestataires.
Travaux ou prestations concernés par les devis
On peut demander des devis sur les prestations régulières d'entretien de l'immeuble ou pour des travaux exceptionnels.
Devis sur contrats de prestations
Ce sont tous les travaux d'entretien réguliers de l'immeuble:
- entretien des espaces verts,
- nettoyage des parties communes,
- désinsectisation, dératisation, etc...
Pour ce type de devis, munissez-vous de la copie du contrat du prestataire actuel, copie à demander au CS ou au syndic.
Relevez les points décrivant la nature des prestations et rédigez ces points sur un support neutre au nom de la copropriété. Le nom du prestataire actuel ne doit en aucun cas être mentionné dans ce document.
Ce document servira de base de chiffrage pour le(s) prestataire(s) que vous contacterez.
devis pour travaux exceptionnels
Ce sont tous les travaux exceptionnels de réparation non urgente ou d'amélioration:
- changement de la (des) porte(s) d'accès aux halls d'entrée,
- montage d'un contrôle d'ouverture VIGIK ou d'interphone,
- travaux de ravalement partiel ou total des murs collectifs intérieurs ou extérieurs, etc...
Si ces travaux exceptionnels nécessitent le montage d'équipements spéciaux, interphones par exemple, demander que le devis soit accompagné d'une notice technique descriptive détaillée de ces équipements.
Qui reçoit ces devis
En principe, c'est le demandeur de devis qui reçoit les devis.
Si c'est le syndic, la question du traitement du (des) devis ne se pose pas.
Si c'est le CS, il en garde copie avant de transmettre l'original au syndic.
Si c'est un copropriétaire qui demande un (des) devis de sa propre initiative, il en fait copie pour lui-même et pour le CS avant de transmettre l'original au syndic.
Donc, si vous êtes copropriétaire et que vous demandez un (des) devis, vous demander à faire rédiger le(s) devis au nom de la copropriété, mais adressé à vous-même.
En procédant ainsi, vous saurez si un prestataire tarde à répondre à votre demande de devis.
A noter que les devis sous forme électronique (fichiers pdf ou doc) sont parfaitement acceptables, sous réserve d'en faire ensuite une version papier qui sera transmise avec la convocation d'AG.
Rigueur et méthode
Que vous soyez membre du CS ou copropriétaire isolé, procédez avec méthode:
- notez les noms, adresses et numéro de téléphone des prestataires que vous contactez;
- notez précisément les dates et heures des appels et courriers;
Vous relancerez plus facilement un prestataire qui tarde à envoyer un devis.
Les devis payant
La plupart du temps, les devis sont gratuits.
Si un devis est payant, le prestataire doit vous en informer avant de l'établir. Si vous recevez une facture pour établissement de devis lors que vous n'avez pas été informé du coût de ce devis, vous êtes en droit de refuser ce règlement.
Afin de lever toute ambiguïté sur ce point, pensez toujours à demander si l'établissement du devis est gratuit.
Eviter les demandes par Internet
Evitez les demandes de devis par Internet sur des sites soi-disant censés faciliter ce genre de démarches. Vous avez de forte chance d'être relancé par des sociétés en domiciliation qui vont disparaître avec les acomptes et dont la crédibilité technique et commerciale est plus que douteuse et souvent très difficile à vérifier.
Contactez des prestataires qui ont pignon sur rue ou inscrits à l'annuaire depuis un certain temps. Par exemple, quand vous vous déplacez, relevez le numéro de téléphones de camionnettes de professionnels où leur activité s'affiche clairement, du genre Menuiserie Laporte...
Vérifications indispensables
Il est vital de procéder à quelques vérifications sur la crédibilité de la société à qui vous demandez un devis:
- la société existe-t-elle à l'adresse indiquée? Il faut exclure les sociétés en domiciliation.
- la société fait-elle l'objet d'une procédure judiciaire? Eviter les entreprises en RJ et surtout celles en LJ. Le numéro RCS doit être valide et correspondre à l'entreprise contactée.
La société doit avoir une existence physiquement vérifiable: une adresse postale précise, pas une boite postale. Elle doit être joignable sur un numéro de téléphone fixe.
La carte de visite doit être complète et à jour. Fuyez les sociétés qui ne présentent qu'un numéro de téléphone mobile et une adresse mail.
Traitement des devis
Vous avez reçu des devis. Vérifiez qu'ils sont clairs, complets et correspondent bien aux travaux envisagés.
dans les premiers devis reçus par le syndic
Transmettez-les ensuite au CS et/ou au syndic en conservant une copie. Ces devis seront ensuite communiqués à tous les copropriétaires joints à la convocation d'AG.
Réunion préalable
Dans certains cas, quand il y a beaucoup de devis, le CS peut prévoir une réunion préalable à l'AG pour conserver ceux qui sont les plus pertinents. Si le CS se réunit en privé, demandez à participer à cette réunion.
La convocation en AG
Quand des travaux sont prévus, le syndic doit joindre à la convocation d'AG copie des devis qui seront soumis à approbation. Il est rappelé que le vote en AG d'un point ne figurant pas à l'ordre du jour n'est pas légal. De même, demander le vote sur des travaux sans présenter de devis n'est pas acceptable, à l'exception de travaux d'un très petit montant.
Si vous recevez la convocation en AG sans que les points concernant les travaux exceptionnels y figurent ou sans les devis, vous pouvez:
- exiger l'envoi immédiat d'un avenant à la convocation d'AG à tous les copropriétaires;
- si seuls des devis manquent, les envoyer par lettre simple à tous les copropriétaires. Ce genre d'action est dans les compétences du CS.
En dernier ressort, si un devis est réceptionné tardivement, il peut être soumis au vote de l'AG. Dans ce cas, prévoir des copies à distribuer en AG.
Pour certains travaux très importants, des travaux de ravalement par exemple, prévoir une AG exceptionnelle.
En conclusion
L'ensemble des copropriétaires doit s'impliquer dans la gestion et la maîtrise des dépenses. C'est impossible de mobiliser l'ensemble des personnes, mais quelques individus motivés et donnant un peu de leur temps peuvent faire réaliser des économies significatives.
avec les devis collectés par le Conseil Syndical
Cette démarche a été fructueuse dans le cadre d'une petite copropriété où le syndic a lancé des travaux de ravalement et trouvé des devis dont le montant dépassait généralement 120.000€. La mobilisation de deux copropriétaires a permis de faire réaliser ces travaux pour un montant total de 70.000€. Cette copropriété a économisé près de 50.000€, soit 3000€ en moyenne par copropriétaire sur ces travaux!